Top 10 mituri în livrarea unei prezentări

Cine mă cunoaște știe că îmi place să fac prezentări. Îmi place să fiu în fața unei săli, îmi place să mențin atenția audienței făcându-i parte din prezentare, îmi place să conduc audiența din punctul A în punctul B. Am făcut cred câteva sute de prezentări – le-am pierdut șirul demult:). Începând cu evenimente cu audiențe de 3000 de persoane (am avut onoarea asta în Bulgaria), la evenimente cu audiențe de CXO de câteva persoane, am trecut prin prezentări tehnice și de business, ținute atât în limba română cât și în limba engleză.

Reiau un subiect pe care l-am dezbătut pe vechiul blog în 2006, și anume al miturilor în livrarea unei prezentări. De atunci au trecut aproape cinci ani, am participat la și mai multe evenimente, și pot spune că lucrurile s-au îmbunătățit. Adică vorbim de prezentatori mult mai bine pregătiți, cu prezentări mult mai bine structurate și livrate. Și totuși…

Nu este ușor să fii un prezentator bun. Nu este ușor să livrezi o prezentare respectând timpul. Nu este ușor să ții atenția audienței. Dar, cu mult exercițiu, învățare și perseverență poți deveni un bun prezentator.

Încep această serie de articole din categoria prezentări cu acest articol „old but gold”, puțin adaptat zilelor de astăzi. So, here we go!

1. “Prezentarea trebuie să înceapă cu o glumă”

This is my favourite! Nu știu cum a apărut această tâmpenie, dar ori de câte ori un prezentator începe cu o glumă, are șanse de 80% să își rateze complet prezentarea. Tâmpenia probabil că a apărut fiindcă uneori este ok (dar nu always) să începi prezentarea cu o anecdotă – care în limba română se asociază cu o glumă. Anecdota este o scurtă povestioară reală, cu tâlc, care are o concluzie. Această concluzie trebuie clar să fie în linie cu mesajele prezentării, și cu call-to-actions. Exemplu (dacă vorbim de Securitate în cod): “îmi amintesc de momentul în care, după ce am scris o noapte întreagă la cod și îl compilasem, totul funcționa, când l-am mutat pe o altă mașină de demonstrație, cu 15 minute înainte de demonstrație, nu vroia să ruleze. Norocul a fost că m-am prins relativ repede: uitasem cu totul de securitatea pe care administratorul IT o configurase pe acel sistem, care se afla într-o rețea publică – drept urmare, uitasem să pun condiții să verific dacă am anumite drepturi sau nu”. De ce riscă prezentatorul să facă prezentarea muci cu o glumă? Din două motive – dacă gluma e proastă, lumea în sală se simte jenată – ar dori să râdă, dar nu prea le vine (remember un banc prost, cum ați reacționat?). Ei bine, starea aia de jenă se prelungește cât timp livrează ghinionistul prezentarea. Dacă gluma e bună – sala râde… și râde, și râde; și unii încearcă să țină minte gluma, să o dea pe goarnă mai departe. Și prezentatorul are un rânjet tâmp, și e fericit că lumea a gustat gluma. Țeapă, își vor aminti de glumă, și nu de mesajele din prezentare – e ca și cum nu ai fi ținut prezentarea.

2. “Am slide-urile, vorbesc pe ele”

Second to my favourite, this is a presentation crasher! De ce? Niciodată nu trebuie să te lași condus de prezentare, trebuie să o conduci! Când vorbești pe slide-uri, se ajunge la un fenomen tare interesant – devii o prelungire “live” a PowerPoint-ului (sau ce naiba folosești), și citești slide-urile. Adică ești un interpretator uman de PowerPoint – de ce e nevoie de tine acolo atunci? Lumea poate să citească slide-urile și fără ajutorul prezentatorului! Slide-urile sunt un SUPORT pentru prezentare, și atât! Ele susțin fluxul mesajelor livrate de prezentator. Am fost la numeroase prezentări unde prezentatorul m-a terminat citind efectiv fiecare slide, apoi ridicând ochii către audiență așteptând aprobare. Știți când devine chiar fun? Când ai un citat în slide, și îl citești. Nimic nu poate fi mai fals decât să auzi prezentatorul că rostește ceva rostit de către un client, partener, asociat, presă, etc. Este ok să zici un citat scurt, sau un titlu scris de altcineva (cum ar fi celebrul “IT doesn’t matter”), dar să scoți pe goarnă o frază care nu e a ta, și mai e și scrisă pe slide, e penibil.

3. “Impresionez audiența cu efectele PowerPoint”

This is also a show-stopper. PowerPoint permite foarte multe briz-brizuri. Iar acum avem și alte unelte pentru prezentări (colegii de la Microsoft îmi vor da cu toporul în cap) care de asemenea permit foarte multe briz-brizuri. Dacă vrei să faci o pictură Da-Da în slide, vei reuși. Mulți prezentatori se întrec a folosi toate animațiile din PowerPoint, într-o singură prezentare (am reușit însă să văd și prezentări în care într-un singur slide erau vreo 10-15 efecte diferite). Ei bine, nu impresionez audiența, ci o pierd. Efect garantat! O amețesc, nu va mai ține minte ce livrez, ci show-ul de lumini cu care am chinuit proiectorul și retina audienței. Keep it short & simple (KISS)! Țin minte și acum o prezentare excelentă, de 10 minute, cu intro, anecdotă, flux legat, call-to-action, ce mai, toate elementele unei prezentări… ținute pe slide-uri negru pe alb (no background, just plain black text). Dar slide-urile erau simple, nu erau încărcate, iar lumea nu numai că a înțeles perfect mesajul prezentării, dar l-a și reținut. Ceea ce ne duce la…

4. “Încarc slide-ul să fie cât mai mult pe el, să vadă lumea că știu”; alternativ, “și așa las prezentarea pe stick, poate lumea să citească slide-urile acasă”

Wheee, fun fun fun! Am asistat la prezentări de “business” interne și externe, cu slide-uri atât de încărcate, încât rapid ochii îți fugeau înapoi la jocurile de pe telefon. Nu înțeleg de ce umple lumea slide-urile cu tabele infernal de încărcate, cu fonturi mici (să încapă tot), sau mai rău, pune tot textul ce urmează a fi recitat pe slide. În cazul de umplere cu informație multă, în tabele, cu fonturi mici, nimeni nu va înțelege nimic, iar lumea, decât să se chinuie să-și strice ochii să se benocleze la literele alea mici (lucru pe care îl face oricum la oculist), mai bine se uită pe pereți, la candelabre, la fetele/băieții de prin sală, etc. Orice altceva, numai la prezentare și prezentator să nu fie atentă. Pe scurt, audiența este pierdută, mesajul nelivrat. Remember: KISS!

5. “E ok să prezint integral prezentarea altcuiva, o știu!”

Chestia asta e similară cu a te juca cu bricheta aprinsă la pompa de benzină. Arunci în aer evenimentul, nu prezentarea. E ok să prezinți un subiect prezentat de altcineva, e ok să iei sau să te inspiri din slide-urile lui, să nu reinventezi roata, dar nu e ok deloc să livrezi integral prezentarea altuia. Pt simplul motiv că cine a fătat fluxul de slide-uri, cel mai probabil l-a fătat gândindu-se la ce o să spună. Și dacă nu ești un telepat bun, s-ar putea să nu intuiești corect ce a vrut să spună. Mai demult, un coleg nu a putut participa la ultimele prezentări de la niște evenimente tehnice Microsoft Technet (veteranii din IT le țin minte), și am prezentat eu topicul său. Nici nu m-am uitat peste slide-urile colegului, ci am luat din mai multe prezentări, în urma unui flux pe care mi l-am proiectat, a mesajelor ce le-am dorit comunicate și reținute, am tradus unele slide-uri, am făcut altele de la zero, și am livrat! O culme de mucificare a unei prezentări am văzut-o la un eveniment de Project Management, chiar în sesiunea plenară. O doamnă directoare a unei foarte cunoscute agenții de project management și planificare în construcții, de altfel foarte cunoscută și dânsa, a luat slide-urile de corporație, le-a grupat, și apoi le-a livrat. However, cu o seară înainte, cel mai probabil, a remixat prezentarea, punând pe HIDE unele slide-uri. Well, și aici vine poanta: nu a legat cum trebuie nici un slide de celălalt, a sărit în viteză peste altele “aici nu insist că nu merită”, iar culmea a fost: “cred că am o problemă tehnică, cred că am un slide pe HIDE; domnule X, mă ajutați vă rog?”. Efectul a fost un comentariu (din prezidiu, doamnă, dacă citiți acest blog): “dacă așa face și cu proiectele…”. Și apropo de domnul X, care mă ajută cu prezentarea, ajungem la…

6. “Sunt jmecher, sunt baștan, altcineva îmi dă avans la slide-uri”

Una dintre tâmpeniile pe care m-am gândit să le pun în top. În afară că dau un sentiment nașpa sălii (“ia uite și la ăsta/asta ce putoare e, nu poa să dea avans la slide cu mâna”), se rupe fluxul. Pentru că nu tot timpul sclavul care stă la avans slide va ști perfect momentul schimbării, și se ajunge la mici pauze, sau fraze penibile de genul “slide-ul următor vă rog”, “următorul”, și favoritul “maestre, mai departe” (fără glumă, am auzit-o pe bune!). Pentru noi toți, prezentatorii, s-au inventat clickere. Chiar și Microsoft face clicker! Acest clicker ne permite să ne mișcăm prin sală, și la apăsarea unui buton, să dau next sau previous la slide. Și chiar sunt accesibile ca preț acum. Avantaj cheie: nu ne rupem fluxul prezentării. Și apropo de flux…

7. “Am făcut prezentarea (am scris-o, am primit-o), nu mă mai uit pe ea, că o știu”

Top mistake – nu o știi! Decât dacă ai o minte de geniu. Nu ai cum să o ții minte, mai ales că te iei poate cu altele. Și ajungi la momente în care citești de pe slide încercând să îți amintești ce naiba vroiai să zici. Și iar apar pauze, inconsistențe, momente penibile (și eu am mușcat-o: “iar acum vom vorbi de X… <click> ăăă, dar merită totuși înainte să amintim de Y” – penibil, rostită chiar de mine; din păcate nu doar o dată, MEA CULPA! Îmi cer iertare audienței față de care am comis acest viol auditiv). În cazul prezentărilor primite, riscul este la punctul 5. Culmea am auzit-o de la un partener al unei multinaționale, care prezentând produsele, se oprește la slide, și spune “eu nu înțeleg nimic din slide-ul ăsta, pe bune, voi înțelegeți ceva?”. Dacă a încercat să solidarizeze cu sala, nu a reușit, sala a reacționat FOARTE urât.

8. “Tehnicii se ocupă de detalii, eu vin și livrez prezentarea”

Hai pe bune! Din păcate, mitul ăsta este foarte uzual. Ține de cei care pt comoditate vin cu memory stick-uri cu prezentările pe ele. Riscurile sunt multe – o altă versiune de powerpoint, servicii care la un moment oarecare se activează și încetinesc PowerPoint-ul, crash-uri, viruși, etc. Chestii care strică total prezentarea. De aceea eu la toate prezentările vin cu laptop-ul meu – e MULT mai sigur. Dacă totuși trebuie să folosesc alt laptop, verific la paranoia că totul va merge OK. Din nou, din experiență proprie: la un eveniment, nu a vrut să proiecteze laptop-ul abia primit (era cablul stricat, abia apoi am aflat). Acest lucru l-am aflat în timpul prezentării! M-a salvat un coleg care a sărit cu stick-ul, a luat prezentarea, și când să o deschidă, și-a dat seama că nu avea noul PowerPoint – ȚEAAAPĂĂĂĂĂ!!! A trebuit să improvizez, și m-am concentrat 90% pe demo-uri. Lesson learned: BE PARANOIC!!!

9. “Stau nemișcat când prezint” vs “mă mișc peste tot”

Ambele sunt extreme. Când stai nemișcat, riști să se uite lumea la tine ca la o statuie, să se plictisească de tine, și să nu fie atentă la prezentare. Mai mult, dacă mai ții și mâinile în buzunar, la spate sau încrucișate, subliminal generezi mesaje nedorite: “e flegmatic” sau “e defensiv”. Inversul statului pe loc este mișcatul haotic. Nu se realizează nimic, exceptând confuzarea și obosirea audienței. Îi vor durea ochii de atâta mișcat. Mai simplu și mai eficient este ca fiecare mișcare să fie în concordanță cu fluxul prezentării (vedeți că spun fluxul prezentării, adică al ideilor, și nu al slide-urilor; ar fi penibil ca la fiecare click de slide să fac altă mișcare de balet). Adică mă mișc, dar controlat, și mișcările mele leagă ceea ce spun împreună cu slide-urile. Dacă vreți, mișcarea mea îmi susține prezentarea la fel cum o fac și slide-urile (ce poetic sunt!).

10. “Subiectul e interesant, vorbesc cât vreau pe el”

Uff, am ajuns și la ultimul. Și poate la unul dureros – chiar și pentru mine și pentru colegii mei. Este dificil controlul timpului, dar face parte din disciplina unei prezentări, la fel cum fac parte slide-urile, mimica, gesturile și mișcările, și ceea ce spun. Subiectul poate fi extrem de interesant – sala te va penaliza când treci peste timp! Chiar dacă te laudă cum ai prezentat, ce prezentare mișto ai livrat, pun întrebări, etc, te va penaliza grav la întârzieri! Fără glumă, și fără pardon… Un exemplu când sala te va executa: încearcă să întârzii o prezentare înaintea unui meci; poate reușești să iei bătaie )