Top 5 PowerPoint tips for top presentations

Reiau un articol din 2007, care se dorea continuarea articolului pe care l-am publicat aici despre top 10 mituri în livrarea unei prezentări. De ce am dorit să scriu aceste tips pentru prezentări – cum am spus și în articolul precedent, noile software-uri pentru prezentări permit foarte foarte mule briz-briz-uri și efecte grafice extrem de complexe – care din păcate funcționează ca o sabie cu două tăișuri. De exemplu, folosind PowerPoint 2010 poți crea animații și efecte spectaculoase, dar și grafice care să lase audiența complet confuză, dacă nu sunt folosite cum trebuie. Drept urmare, m-am gândit să dau un mic „ghid” despre ce consider eu că sunt top 5 PowerPoint tips pentru o prezentare eficientă.

1. Fluxul prezentării

La această fază recomand să NU folosiți PowerPoint, mai ales dacă nu ați lucrat la multe prezentări. Este ușor să vă lăsați prinși în magia aplicației, și să începeți să vă jucați cu efectele de text tridimensionale, cu efectele de oglindă, transparență, etc, și riscați să pierdeți ideile principale ale prezentării. La acest pas, trebuie stabilite următoarele:

a. CTA

CTA = Call-To-Action. Tradus prostește de mulți din cei ce lucrează la multinaționale drept „îndemn la acțiune”, CTA înseamnă ce ai vrea să facă audiența după ce ați prezentat. Adică să cumpere un produs, un serviciu, să facă o investiție, să rețină un termen, un concept, o idee, să vă susțină, să vă dea capital politic, etc. De exemplu, rolul prezentărilor de la lansarea Windows 7 din Noiembrie 2009 a fost să crească interesul persoanelor de IT pentru Windows 7, astfel încât să fie interesați să îl testeze. Un follow-up mult mai bun decât cel de la lansarea Windows Vista ne-a adus un market share de 9% în primele zile de după lansare. CTA-ul este inima prezentării. De obicei este bine să facem cunoscut CTA-ul de la început, nu neapărat scris pe slide-uri, dar ca să știe audiența la ce să se aștepte. Un exemplu de CTA de „cumpărați produsul nostru”: „în această prezentare veți afla de beneficiile pe care le aduce produsul nostru, și de modul în care folosind facilitățile sale, vă puteți reduce costurile/ crește eficiența” – într-un mod transparent și neagresiv, am subliniat faptul că doar folosind acest produs, veți beneficia de costuri reduse și de eficiență crescută. Un plus al acestui CTA ar fi „și veți afla de asemenea de cea mai nouă promoție pe care o avem” – bineînțeles, dacă promoția există. CTA-ul trebuie să fie făcut public la final, chiar și scris, într-un slide separat (de obicei, eu pun titlul slide-ului pt a nu fi agresiv, „Pașii următori”) – în nici un caz nu folosiți „îndemn la acțiune”.

b. Pilonii

Pilonii reprezintă ideile principale pe care doresc să le comunic. În cazul CTA-ului de mai sus, pilonii clari ar fi facilitățile și beneficiile. Le listăm pe toate ce dorim să le comunicăm (fără detalii), și aceștia ar fi pilonii. Pilonii trebuie să îi memorăm perfect – dacă ne scapă ordinea lor (să nu zic dc ne scapă unul dintre piloni), se duce naibii tot ce construim pe ei. Pentru simplul motiv că nimic nu e mai de kk decât să zici „iar acum vom vorbi despre Y” și pe slide să fie X.

c. Fluxul prezentării

O dată ce am stabilit CTA-ul, și modul în care îl facem public, trecem la flux. Flux înseamnă modul în care conducem audiența prin prezentare, de la aflarea CTA-ului, la intenția de urmare a CTA-ului. Există mai multe tipuri de fluxuri, n-am să insist pe ele acum, voi încerca să fac un post separat despre acestea. Un exemplu pentru CTA-ul de mai sus ar fi următorul:

- Introducere (companie, speaker, istorie produs)

- Facilități produs / Beneficii produs (două lucruri complet distincte, pe care mult prea mulți le confundă între ele)

- Studii de caz

- Concluzii / CTA

Bineînțeles, mai putem elabora aici, dar în mare fluxul e cel de mai sus. Facilitățile mai pot fi împărțite pe grupuri de facilități, pentru o structură mai clară, lucru pe care vi-l recomand în cazul unei astfel de prezentări, dar sper că ați înțeles ideea. Fluxul îl construim pe piloni

Referitor la acest flux, repet – încercați să nu folosiți PowerPoint. Folosiți creion&hârtie, sau Notepad (da, Notepad, nu e glumă).

2. Schița prezentării și timing-ul

O dată ce am stabilit fluxul, trebuie să îl „traduc” în slide-uri. În cazul fluxului de mai sus, e bine să aloc minim un slide per facilitate/beneficii, și un slide per studiu de caz sau referință publică. Făcând astfel un simplu exercițiu matematic, obținem așa:

1 x Slide Titlu

1 x Slide Intro

n x Slide Facilitate

p x Slide referință

1 x Slide Concluzii/CTA

1 x Slide Logo firmă/produs

Hai acum să trecem la puțină matematică. Slide-urile de Titlu ia 0 minute și cel de Logo ia exact timpul de Q&A (de obicei un Q&A de 5 minute e decent). restul slide-urilor iau minim 2 minute (chiar 3 uneori). Deci avem minim 0 + 2 + 2xn + 2xp + 2 + 5 = 9 + 2 x (n+p). Și iată cum putem afla câte facilități și referințe putem prezenta într-un timp limită dat.

O dată ce am stabilit numărul de slide-uri, e bine să le și creez repede, și să le pun în ordine, cu titlurile de rigoare. Recomandare: încă nu folosiți template-uri, sau efecte, ci faceți slide-uri „chioare”, adică fundal alb cu font negru. Deci la acest pas scriem doar titlurile.

3. Stabilirea conținutului slide-urilor

Acum că avem slide-urile, cu ce le umplem? În general, trebuie să ne gândim la câteva reguli:

a. KISS (Keep It Short And Simple)

Odată ce avem titlul, ne trebuie maxim 5-6 idei (cu bullet-uri) care să ne susțină afirmațiile și argumentația din jurul titlului. Peste 5-6 idei, boborul o ia razna, și nu va vedea nici ce scrie, și nici nu va fi atent la voi. Mulți dintre voi aici vor sări la gâtul meu, spunând că și în slide-urile mele apar mai mult de 5-6 bullet-uri per slide. Da, dar eu le structurez, și mențin maxim 4-5 idei per slide. La fiecare idee însă, poate adaug 2-3 aspecte care să susțină ideea din bullet. Similar și cu slide-urile de analize SWOT, sau cu slide-urile în care apar figurine ciudate ce fiecare conține 4-5 idei. Ceea ce contează și publicul trebuie să rețină (sau dorim noi să rețină) sunt cele 5-6 idei principale din slide.

De ce 5-6? Un studiu spune că un om normal nu poate reține la un moment dat mai mult de 7 lucruri dintr-o anumită categorie. Rugați un prieten/prietenă/rudă/etc să enumere 7 mărci de detergent, sau 7 mărci de săpun, 7 mărci de pastă de dinți, etc. Veți vedea că după primele 3-4 se va chinui să își amintească. De aici vine și KISS…

b. KISS Grafic

Acum că am stabilit conținutul fiecărui slide, trebuie să îl și facem „mumos”. Este etapa la care putem face prezentarea să fie de efect, sau să o facem varză totală. Aici stabilim practic ce grafice introducem în slide-uri. Atenție, am spus grafice, nu animații. Adică grafice de comparație, chart-uri (pies, bars, 3d bars, etc). Din nou, nu aglomerați slide-ul cu mai mult de două grafice per slide la un moment dat. Va ieși varză la mai mult de atât (cel puțin experiența mea spune acest lucru). Similar, și cu imaginile – nu introduceți mai mult de două imagini la un moment dat. De ce spun asta? Putem pune într-un slide și 5-6 imagini, dar trebuie să avem grijă atunci să folosim animația pentru a „scoate” grafice cu Fade Out sau cu alt efect din slide, pentru a ne focusa pe maxim 2 grafice/imagini la un moment dat. Dacă le lăsăm pe toate pe slide, am făcut varză totul.

c. Dimensiunea fontului / imaginilor

Orice prezentare trebuie pregătită pentru condițiile în care se va prezenta. Este de recomandat să mergeți cu o zi înainte de prezentare pentru a vedea proiectorul, ecranul de proiecție, și pentru a face o analiză dacă se vede bine din ultimele rânduri. În funcție de aceste lucruri, decideți dimensiunile textului și cele ale graficelor și ale imaginilor. Acest pas de asemenea este foarte important – în România am observat o tendință ca mulți participanți să se așeze în ultimele rânduri, chiar și când sala este goală. Dacă nu doriți să aveți campioni la Solitaire în ultimele rânduri, aveți grijă la dimensiuni!

4. Template, slide transition, animații

Acum, putem așeza prezentarea într-un template. Office 2010 are multe template-uri, disponibile pe Office Online, pe care le puteți folosi gratuit. De asemenea, puteți folosi template-ul firmei voastre, dacă există așa ceva. Regula de bază aici este următoarea: gândiți-vă la audiență, și la ușurința cu care ei vor urmări slide-urile. Negru pe alb merge, dar este puțin deranjant dpdv al contrastului, alb pe negru este foarte deranjant. Culorile pe care cei cu probleme de vedere (acromatopsie parcă) nu le pot vedea (verde pe roșu, roșu pe verde) nu sunt de folosit. Eu folosesc aici fundal albastru, și scris galben, cu sub-bullet-uri albe. Mi se pare mai mult decât decent. Dar, depinde de alegerea fiecăruia, și de audiență, de luminozitatea din sală, etc – de aceste lucruri vă veți da seama odată cu trecerea timpului.

Slide transition-ul de asemenea aduce multe opțiuni. Eu aici folosesc Fading-ul, și mi se pare odihnitor pentru ochi. Zborul slide-urilor, căderea lor, etc, sunt parțial deranjante, și pot defocusa audiența de pe subiectul prezentat, deci chiar nu le recomand. La o anume adică, pentru începători recomand să nu folosească slide transition deloc.

Animațiile de asemenea sunt animale periculoase. Nu folosiți căderi spectaculoase, schimbări de culoare deranjante (decât dacă alegeți culorile corecte), zoom-uri și alte jucării, decât dacă este absolut necesar. Recomand cu căldură folosirea animațiilor pentru a face fade-out și fade-in la imagini/grafice, pentru a menține simplitatea unui slide la un moment dat. Eu mai folosesc animațiile în slide-urile de Agenda (detalii mai jos), pentru a sublinia subiectul despre care urmez să vorbesc.

5. Fine tuning și repetiții

Și am ajuns la ultima fază, cea de fine tuning. E momentul să adăugăm slide-urile de Agenda, înaintea fiecărui topic important (în cazul CTA-ului de mai sus, la început, înainte de a enumera facilitățile/beneficiile și înainte de concluzii). Adăugăm eventual o animație pt a schimba culoarea subiectului despre care vorbim, pentru a sublinia noul subiect. Apoi luăm prezentarea la puricat, facem un preview, repetăm ce dorim să comunicăm la fiecare slide, aranjăm template-ul, slide transition-ul, și facem obligatoriu o repetiție, pentru a vedea cum stăm cu timpul. E ok și dacă facem repetiția în fața oglinzii, sau în fața unei audiențe restrânse (colegi, prieteni, etc). Luați notițe la orice ce nu vă place, sau ce nu le place prietenilor/colegilor, pentru a putea modifica. Folosiți notițele pentru a face fine tuning la prezentare, pt a scoate idei, introduce idei, schimba animații, etc.