Inainte de conferinta…

Știu, se potrivește acest subiect în contextul actual socio-politic precum declarația Olguței în Parlamentul European. Hai că am zis ceva cu lămâie și de contextul socio-politic, așa că hai să ne întoarcem la ale noastre puțin.

Zilele acestea am trebăluit prin țară pe la diverse prezentări și conferințe, unele organizate de mine și de colegii mei. Îmi dau seama că după aproape 15 ani de făcut prezentări și de organizat evenimente cam știu ce poate și ce nu poate să meargă bine. Adică simt cumva de la începutul evenimentului dacă și când se va termina cafeaua, dacă snacks-urile rezistă, dacă cocktail/lunch-ul este destul, dar sigur sigur vă pot spune dacă evenimentul va fi un fail doar uitându-mă la echipamentele folosite de către organizatori. Ori aici stăm extrem, extrem, dar extrem de prost. Drept urmare, vin cu câteva sfaturi organizatorice numai bune pentru voi, cei care vă gândiți să faceți un workshop, o prezentare, un eveniment, o cumetrie ceva.

Locația

Înainte de a alege locația evenimentului te uiți bineînțeles la buget. Dacă te uiți doar la buget vei alege însă o fosă septică reciclată în sală de conferințe. Drept urmare eu recomand să te uiți cu un ochi la buget și cu un ochi la următorul checklist:

  • transport în comun – de preferință lângă o stație de metrou (în București) sau rută principală de transport în alte orașe.
  • parcare – deoarece transportul în comun este de obicei un dezastru, oamenii vor veni cu mașinile. Dacă nu au unde parca, nu vor veni.
  • review-urile despre locație pe tripadvisor – dacă locația aleasă este un hotel cel mai sigur este să căutați review-urile negative de pe tripadvisor. Ele vă vor spune din timp problemele și vă vor ajuta să decideți cât de mult puteți risca și cum balansați riscurile. Ca să evit întrebările evidente – toate hotelurile din România au și review-uri negative, dar de obicei riscurile acelea dacă sunt cunoscute pot fi evitate! De exemplu dacă un review spune că personalul este puturos și o cafea vine în 15 minute vei ști că trebuie ca cineva să alerge chelnerii pe acolo. Dacă un review spune că la micul dejun s-a lăsat cu toxiinfecție atunci sau vii cu catering-ul tău sau renunți la locație.
  • fugi de corturi sau de construcții improvizate ca dracul de tămâie. La prima adiere mai serioasă de vânt vei înțelege „the hard way” povestea celor trei purceluși.
  • dacă locația aleasă este parte a unei instituții gestionate de statul român ai nevoie de următoarele:
    • lămâie, multă multă lămâie;
    • Xanax, doză dublă;
    • Vodcă, cu care să iei Xanax;
    • Sobor de preoți care să sfințească sala, personalul și echipamentele ca totul să funcționeze măcar la 10% din capacitate;
    • Loc în cimitir pentru momentul în care corpul tău va ceda presiunilor psihice și fizice.
  • lucrări de amenajare – verifică chiar TU dacă la locația respectivă nu se fac lucrări de amenajare sau dacă autoritățile nu repară străzile din jur. Căci nimic nu poate acoperi zgomotul de pickhammer, nici măcar urletul de disperare al prezentatorului.
  • fluxul de oameni și căile de evacuare – oamenii vor intra în sală și vor ieși din sală la pauză. Dacă 300 de oameni pot ieși doar printr-o ușă cu lățimea unui top-model înfometat vei avea o maaare problemă. Și nu vorbim aici de ISU care așa cum arată DNA-ul închide ochii când este vorba despre locația unui neam de-al cuiva, vorbim de faptul că se pot întâmpla nu doar tragedii tip Colectiv ci chestii simple gen oameni furioși ce nu pot ieși din sală, aglomerări, blocaje etc.

Sala

Locațiile de evenimente au mai multe săli ce pot fi aranjate precum dorește suflețelul tău. Vrei amfiteatru? Se face. Vrei mese? Se face. Orice se face. Pare extrem de simplu, sălile în cele mai multe cazuri arată bine. Pentru a vedea însă unde sunt „bubele” sălilor trebuie să verificăm checklist-ul de mai jos:

  • arhitectura sălii – arhitecții când concep sălile de evenimente deseori uită că trebuie să deseneze DUPĂ ce trece COMPLET efectul drogurilor. Astfel apar opere de artă cu stâlpi în mijlocul sălii care obturează 20% din vizibilitate, diverse elemente arhitecturale ce limitează drastic activitățile ce pot fi făcute în sală, fel de fel de decorațiuni sinistre ce merită premiul „Voma kitch-oasă 2017”. Serios, ce pana mea poate fi atât de dificil să ai o sală lungă și lată fără decorațiuni? Cât dracu de dificil poate fi?
  • aerisirea sălii – verificați cum funcționează temperatura și aerisirea sălii. Nu de alta dar fără aerisire după două ore aerul în sală este irespirabil.
  • mirosuri – verificați la un eveniment cum miroase sala. S-ar putea să fie prea aproape de bucătărie sau de o budă neaerisită. Și atunci pute de leșini. Prea multe săli suferă de problema aerisirii sau a mirosurilor pestilențiale. Dacă pute, nici dracu în sală nu va fi atent la prezentator.
  • prize – probabil echipamentele cu care vii – laptop-uri sau alte chestii – au nevoie de prize. Verifică unde naiba sunt prizele că te vei trezi că ajungi să tragi cabluri (și arată ca dracu) prin toată sala ca să poți să îți faci treaba. Ideal prizele sunt în podea sub o mască, ușor de accesat în multiple puncte ale sălii. Plus că dacă tragi cabluri aproape singur cineva se va împiedica și va pica și o vei da în altele.
  • echipamente – proiecție, display, sunet – topicul ce mintenaș vine. Vedeți că am lăsat acest aspect mai spre sfârșit deoarece este ultimul de care trebuie să te ocupi. Adică dacă pute sala nu faci eveniment. Dacă în sală nu se vede bine nu faci eveniment. Dacă nu ai prize nu faci eveniment. Ei bine, dacă le-ai verificat pe acestea și ești mulțumit, aruncă un ochi să vezi despre ce echipamente vorbim. Pentru că patronii hotelurilor și a locațiilor de evenimente nu investesc în cel mai important aspect: echipamentele. Proiectorul este unul pe care Charlie Chaplin își proiecta operele, sunetul este o boxă de la care Stalin își îndemna poporul să lupte împotriva fasciștilor, iar display-ul este un Elcrom (căutați și voi pe net).

Echipamente

Am păstrat o secțiune specială destinată echipamentelor din sală deoarece astea duc evenimentul către succes sau către hazna. Deci ce trebuie să verificăm?

  • proiectorul – dacă soluția de vizualizare este pe bază de proiecție trebuie să verifici în primul rând că proiectorul funcționează. Nu că funcționează cu laptop-ul tău ci că se aprinde. Este și asta un prim pas și credeți-mă, NU trebuie ignorat. Dacă funcționează, verifici dacă lampa mai are „benzină” în ea, adică dacă nu a trecut de perioada sa de viață acum trei vieți. Să nu te trezești că proiectează în culori total șterse nu de alta. Apoi, verifici CE anume poate proiecta. Ideal ar fi să proiecteze de pe VGA și HDMI fără probleme la rezoluții 1920 x 1080. La rezoluții mai joase vei putea avea surprize gen să ai butonul de Start în Windows pe o mare parte din ecran. Dacă te crezi șmecher poți proiecta wireless, dar în acest caz NU proiecta filme în 1080p sau 4K că nu îți va ieși schema neapărat bine. Proiecția wireless are și ea limitările ei.
  • LED TV sau matrice TV – dacă sala este chiar șmecheră, are așa ceva. În acest caz asigură-te că TOATE televizoarele merg (în cazul matricii) și schimbă rapid în cazul în care ieși din prezentare pentru a schimba calculatorul sau pentru a demonstra ceva.
  • sunetul – aici asigură-te că boxele nu bârâie, că nu pârâie, că nu ai zgomot de fond când bagi jack-ul în calculator. Dacă folosești o soluție de proiecție pe HDMI atunci TEORETIC (nu și practic întotdeauna) sunetul ar trebui să iasă pe HDMI și să te salveze de un chin. Similar la proiecția wireless. Însă VERIFICI nu te bazezi pe intuiție. Și da, pe jack vei avea aproape întotdeauna un zgomot de fond dacă nu folosesc oamenii amplificatoare, filtre, etc. Și nu multe săli au așa ceva.
  • microfonul (dacă ai nevoie) – are baterie? Face microfonie? Pârâie, bârâie, se aude ca Ceaușescu la CC? Verifică tot!

Echipamente de back-up

Deoarece conform teoriei lui Murphy dacă ceva s-ar putea să meargă prost atunci va merge prost recomandarea mea este ca întotdeauna să ai la dispoziție un rucsac cu câteva chestii utile:

  • proiector mic – nu este nevoie să cari după tine un urs ci un proiector mic ce te poate salva atunci când modernele echipamente din sălile de evenimente ce se află acolo de pe vremea lui Gheorghiu Dej își dau binemeritatul ultim suflu. Sunt niște proiectoare foarte faine de la Epson, Acer și BenQ ce sunt și ușoare – ia așa ceva să ai la tine dacă ceva se întâmplă.
  • boxă de muzică – sunt niște boxe wireless la brand-urile mari ce pot scula din morți un întreg județ să îl ducă la vot. Nu ai nevoie de stereo, o singură boxă poate face minuni. Am făcut roadshow-uri cu o astfel de boxă ce rupea în două tot sistemul de sunet al sălii
  • cabluri – VGA, HDMI, microHDMI – HDMI, cablu de sunet, adaptoare pentru porturile tale la porturile vechi etc. Cabluri pe scurt.

Catering

Era pe vremuri o vorbă că se cunoaște un eveniment bun după ce mâncare se dă la catering/cocktail/lunch etc. Între timp lumea a mai evoluat, au apărut mâncărurile sănătoase și lumea nu mai vine la evenimente să bage în ea ca sparta. Drept urmare catering-ul nu mai este piesa centrală a unui eveniment dar TREBUIE să urmezi un checklist ca să te asiguri că nu o dai în bară nici aici:

  • cafea de fiță – evenimentul începe cu o cafea bună. Dacă reușești să faci un barter/ să plătești un brand de cafea să vină cu niște aparate șmecherite să facă show ai în plus multe bile albe. Este o nebunie acum cu cafeaua de calitate și nimic nu face ziua mai frumoasă decât un espresso sau un cappuccino bine preparat. Și ghici ce: și brand-urile de cafea vor să aibă vizibilitate deci vor căuta să partenerieze cu evenimentele mari.
  • cafea normală – dacă nu reușești să ajungi la o înțelegere sau evenimentul este mai mic trebuie să te bazezi pe cafeaua de la locație. Verifică următoarele: că angajații nu au fiert țuică în termosurile de cafea (am pățit-o la un hotel – de fapt ce zic eu aici, la ZĂ hotel de evenimente, mazăr end fazăr of evenimente) că nici zece spălări nu scot mirosul de borhot din cafea; că respectiva cafea are un gust decent și nu de șobolan mort spălat cu dero; că este caldă (uneori și asta este o provocare).
  • coffee breaks – este bine ca pe lângă cafea la pauze să dai și un saleu/ un pișcot. Nu te gândi că trebuie să impresionezi cu prăjiturele cu cremă și alte nebunii; de fapt nu te gândi decât la patiserie sărată sau dulce USCATĂ. Cremele alea riscă să se deterioreze și nu vrei ca audiența să stea la budă în loc să stea în sală.
  • lunch/cocktail – aici se dă cel mai des în bară; și nu din cauza calității mâncării ci din cauza proastei gestionări a cozilor. Știți ce cauzează cozile? Îți zic eu: mâncarea caldă cu linguri în ea. Știți care este soluția? Drop it! Pe bune, lumea chiar nu mai vine la evenimente să se îndoape, iar pe cei care vin pentru asta nu îi vreți în audiență. Finger food, gustări elegante puse în mini-recipiente de plastic sau în păhărele de plastic de șampanie creează o imagine mult mai stilată a unui cocktail sau lunch decât o tavă dă beef stroganoff sau nu știu ce altă oroare cu sosuri. Așa scapi și de nevoia oamenilor de a se așeza pentru a barbota și încurajezi o socializare reală fără ca mesenii să fie atenți să nu li se scurgă sosul de la tocană pe haine. Nu mă credeți? O mie de oameni la Microsoft Summit au fost super-satisfăcuți de catering-ul servit în fix o oră. Fără cozi, fără stres, fără mâncare lipsă.
  • dimensiunea catering-ului – în general nu te zgârci la numărul de participanți pentru care bugetezi catering; o vorbă clasică din Maramu’ spune că „mai bine să sie decât să trabă”. Chiar dacă lumea nu vine să mănânce este super nasol să nu mai rămână nimic. Bugetezi întotdeauna un +10% față de numărul de participanți pe care îl aștepți. O altă recomandare importantă – pe la mijlocul catering-ului vezi câtă mâncare a rămas și fii pregătit să suplimentezi dacă trebuie. Întotdeauna să ai un back-up pregătit.

Cam atât pentru acum – mi-a luat ceva timp să scriu acest articol cu recomandări pentru evenimente. Dar el înglobează o experiență de 14 ani de organizat și participat la evenimente. Repet: știu întotdeauna la începutul unui eveniment dacă evenimentul o va da în bară sau nu. Cum? Aplic checklist-ul de mai sus. Recomand să salvați acest link și când mergeți la un eveniment să verificați cu acest checklist diversele probleme. Veți vedea că veți începe și voi să vedeți lucrurile pe care alții nu le văd.